Surat dispensasi merupakan surat dispensasi untuk izin tidak mengikuti perkuliahan yang diproses di PTPB untuk mahasiswa tahun pertama ITERA yang berisikan keterangan bahwa mahasiswa yang bersangkutan diutus untuk mengikuti sebuah kegiatan atas nama ITERA sehingga tidak dapat mengikuti perkuliahan yang diadakan pada hari/periode tersebut.

1. Tujuan

Surat dispensasi bertujuan untuk memfasilitasi mahasiswa dalam memperoleh surat dispensasi untuk digunakan sesuai ketentuan.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini mencakup pengajuan permintaan surat dispensasi hingga surat dispensasi diterima oleh mahasiswa untuk diserahkan kepada dosen mata kuliah.

3. Pihak yang Terkait

• PTPB
• LPMPP
• Akademik ITERA
• Fakultas/Prodi

4. Ketentuan Pengajuan

Mahasiswa menyerahkan surat tugas/penunjukkan mengikuti kegiatan diluar kampus yang akan kemudian disetujui oleh WR AM ITERA.

5. Prosedur

• Umum

Prosedur ini berlangsung pada umumnya untuk mahasiwa tahun pertama semester 1 dan 2 pada tahap TPB, mulai dari pengambilan formulir, proses surat permohonan dispensasi, hingga surat balasan dispensasi diterima oleh mahasiswa.

• Khusus

1. Mahasiswa mengambil formulir permintaan surat dispensasi izin tidak mengikuti perkuliahan di PTPB.  
2. Mahasiswa menyerahkan formulir yang telah diisi beserta fotocopy surat tugas dari Lembaga kemahasiswaan atau institusi terkait.
3. Permohonan diproses di PTPB dan ditandatangani oleh Ketua PTPB dan Disetujui oleh WR AM.
4. Surat dapat diambil di loket 1 PTPB.
5. Surat diserahkan kepada dosen mata kuliah oleh mahasiswa maksimal H-1 Jadwal Pekulihan

6. ­Dokumen yang Dibutuhkan

1. Surat tugas/penunjukan mengikuti kegiatan diluar kampus atau yang diadakan oleh kampus atau surat keterangan lainnya.
2. Undangan Pertandingan
3. KRS semester berjalan

7. Ketentuan Dispensasi

a.   Surat dispensasi diproses oleh mahasiswa paling lambat H-3 sebelum tanggal kegiatan luar kampus dilaksanakan

b. Dispensasi selama 1-7 hari diwajibkan untuk tetap mengerjakan dan mengumpulkan tugas/praktikum pengganti dari perkuliahan yang ditinggalkan kepada dosen pengampu MK pada jadwal yang disepakati antara mahasiswa dan dosen pengampu MK.

c.  Dispensasi selama 7-30 hari (pemusatan Latihan/Pelatnas/Timnas dll) mahasiswa mengganti perkuliahan dan tugas perkuliahan dengan Laporan Kegiatan dan Prestasi Kejuaraan/kompetisi yang diikuti.

d.  Dispensasi selama lebih dari 30-90 hari (pemusatan Latihan/Pelatnas/Timnas dll) mahasiswa mengganti perkuliahan dan tugas perkuliahan dengan Laporan Kegiatan dan Prestasi Kejuaraan/kompetisi serta Karya Tulis Ilmiah (KTI) sesuai dengan kompetisi/kejuaraan/kegiatan yang diikuti.

e.   Dispensasi selama lebih dari 90 hari hingga 1 tahun (pemusatan Latihan/Pelatnas/Timnas dll) pengajuan dispensasi dilaksanakan setiap 3 bulan mahasiswa mengganti perkuliahan dan tugas perkuliahan dengan Laporan Kegiatan dan Prestasi Kejuaraan/kompetisi serta Karya Tulis Ilmiah (KTI) sesuai dengan kompetisi/kejuaraan/kegiatan yang diikuti berkala setiap bulan.

Prosedur pengajuan dispensasi kuliah TPB